Hur identifierar vi projektets högriskområden?

• Vi håller på att tappa kontrollen över projektet, vad gör vi?
• Varför funkar inte leveranserna i vårt projekt?

När arbetspaket ´läggs ut´ och parterna aktivt börjar samverka, stöter de förr eller senare på problem och utmaningar på grund av kunskapsluckor och kulturella olikheter som kan orsaka både frustration och ökade kostnader. KET-metodiken identifierar högriskområden och sätter ett pris på de dolda bristkostnaderna. KET-analysen identifierar kunskapsdeltat parterna emellan samt tiden det tar innan förväntade effektivitets- och kompetensnivåer har blivit uppfyllda. Båda parters förväntningar och mål definieras i en standardiserad ”job split matrix” så att den mottagande organisationen, på kortare tid kan ta över ansvaret för arbetspaketeten.

KET-Tjänster: Applikationsområden

Global kunskapsöverföring
Utbildning för medarbetare som har till uppgift att överföra globala arbetspaket mellan olika bolagsenheter i exempelvis Sverige, Kina, Indien och USA. Medarbetaren lär sig att skapa tydliga uppdragsbeskrivningar för de arbetspaket som skall överföras till mottagaren. Målet är att förbättra kvalitén på både uppdragsbeskrivningar och uppföljningsrutiner.

Globala affärer, för att minimera informationsfriktionen vid affärer med andra länder. För att sänka tröskeln till internationella affärer så räcker det inte att skaffa sig allmän import- och exportkompetens. Framgångsrika globala affärer kräver dessutom specifik ´tyst´ kunskap om den utlänska marknaden såsom företagsnormer, beteende, kulturella koder och språk.

Intern kunskapsöverföring
Skräddarsydd utbildning för erfarna medarbetare med unik kompetens som fått till uppgift att utveckla exempelvis nyanställda ingenjörer i traineeprogram. Vi lär kundens egna ´mästare´ att överföra framför allt sin tysta kunskap, till kollegor med mindre kunskap och erfarenhet. Målet är att på kortare tid utveckla kollegorna att ta ansvar och bli självgående.

Successionsplanering, för att bevara unik kompetens inom företaget vid ålderspensionering eller planerat chefskifte.

Bolagsförvärv, för att minska risken att unik kompetens går till spillo i samband med försäljnings- eller förvärvsprocess av bolag.

Vi behöver tidiga indikatorer som varnar innan vi kör i diket!

• Hur mäter man en provanställds förmåga att leverera?
• Hur mäter vi att vi har rekryterat rätt personer?

Utvärdering och uppföljning av resultat sker med hjälp av KET-nyckeltal som ger en tidig indikering om överförings-processen stöter på problem. På så sätt kan omedelbara åtgärder sättas in för att undvika att övergripande projektmål och tidsplaner måste revideras. Artikulerad kunskap såsom tekniska specifikationer och ritningar är enbart en delmängd av den nödvändiga kunskapsmassan som krävs för att genomföra tekniska projekt. För ett lyckat resultat krävs dessutom tyst kunskap som exempelvis attityd, erfarenhet och förmåga. Nedan följer några typiska exempel på viktiga förmågor för utvecklingsingenjörer.

ARTIKULERAD KUNSKAP

ESOW-exempel:
• Beskriva tekniken
• Upprätta en tidsplan
• Redogöra för kostnader

ESOW – förmåga att ta till sig artikulerad kunskap
(Engineering State Of Work)

TYST KUNSKAP

ESOM-exempel:
• Förmåga att kommunicera effektivt
• Förmåga att självständigt söka kunskap
• Förmåga att agera taktiskt

ESOM – Förmågan att ta till sig tyst kunskap (Engineering State Of Mind)

Erfarenhetsbaserad kunskap

En stor del av en persons kunskap är ´tyst´ till sin natur. Typiskt för denna typ av kunskap är att den efterhand har omvandlats och blivit en personlig del hos den erfarne medarbetaren, som det ofta är svårt att sätta ord på i både tal och skrift. Överföring av tyst kunskap kräver därför andra metoder än det som vanligtvis förknippas med utbildning på skolor och universitet. Den enskilt viktigaste faktorn i KET-metodiken är den personliga relationen. Genom att utveckla och odla en personlig relation, skapas ett relationsgränssnitt genom vilket både artikulerad och tyst kunskap kan överföras. Exempel på tyst kunskap:

• Förmåga att kommunicera effektivt. Medarbetaren kan lyssna aktivt och uttrycka sig i både tal och skrift. Kan skapa begripliga presentationer med hjälp av text och bilder.

• Förmåga att självständigt söka kunskap. Medarbetaren kan söka upp nödvändig information för att kunna lösa uppgiften på egen hand.

• Förmåga att ta ansvar. Medarbetaren kan hålla ihop och slutföra ett uppdrag bestående av flera ingående delar. Kan leverera förväntat resultat i tid och kan även hantera en försening.

Vad gör vi om Jessica slutar?

• Var finns den ”tysta” kunskapen på vår avdelning?
• Vilken kompetensprofil skall vår personal ha om 3 år?

Det finns en direkt koppling mellan företagets kompetensstrategi och de formulerade målen i affärsplanen. För att uppnå förväntad affärsnytta i framtiden så måste vi redan idag ha fokus på vilken typ av kompetens vi behöver på både kort och lång sikt. Exempel:

Inom detta område har vi nödvändig kompetens (kärnkompetens)
Denna kompetens hyr/köper vi (flexibel kompetens)
Vi kommer att ha behov av detta kompetensområde om 12 månader (strategisk kompetens)

Man önskar att man kunde ”klona” Kalle!

• Hur får man nya medarbetare snabbt upp på banan?
• Varken chefen eller kollegorna på gruppen har tid med den oerfarne!

Välutbildad personal är idag inte längre en bristvara. Enbart BRIK-länderna förser varje år, inte bara sig själva utan också övriga världen med mängder av välutbildade studenter. Framtidens utmaning för kunskapsintensiva företag handlar istället om att ta kontrollen över den interna kunskapsöverföringen. Denna typ av kunskapsöverföring fokuserar på mästarna, en kunskapsreserv inom företaget som idag till stora delar är en outnyttjad resurs. Med hjälp av moderna KET-metoder lär vi mästarna att överföra både sin artikulerade och tysta kunskap till kollegor med mindre kunskap och erfarenhet.

Knowledge and Experience Transfer Management AB

KETM är ett ungt företag som levererar managementtjänster till i första hand fordonsindustrin för att minimera bristkostnader som är relaterade kunskapsöverföring.
Bolaget grundades av Tommy Bergh och Ola Stillbäck. Tillsammans har de mer än 50 års erfarenhet av nationellt och internationellt arbete inom fordonsindustrin. De insåg hur svårt det var att inom fordonsindustrin överföra kunskap och erfarenhet från ett avslutat projekt till nästa. De förstod också att projektens ställtid påverkades negativt av bristande kunskapsöverföring och att nyckeln ligger i förmågan att överföra framförallt den tysta kunskapen.

Kundkommentarer

Om global kunskapsöverföring
-Ett verktyg för mig när vi lägger ut arbetspaket till våra satelitkontor, när vi behöver tidiga indikatorer ”KPier” i vår utvecklingsprocess och när jag rekryterar personal.

Åsa Holmelin
Chef Volvo Buss

Om skräddarsydd traineeutbildning

– En utbildning som eliminerar fel, uppmuntrar samarbetsförmåga och som minskar kostnader. Upprampningstiden förkortades med 30 – 50 %.

Magnus Bergman  Seniorkonstruktör Volvo Personvagnar

Doktorsavhandling

KET-metoden är en vidareutveckling av Josef Frischers doktorsavhandling i Organisations-psykologi ”The Learning Alliance – relational aspects of learning” som publicerades 2006.

Teknikmästarens kontrollfrågor

Här kommer några tips och uppmaningar från Niklas Ridell om hur man får sin mindre erfarna kollega att självständigt planera sitt arbete och söka nödvändig information. Niklas är teknikmästare med lång erfarenhet från Volvo Personvagnar.

– Det här ser bra ut!
Glöm inte av att uppmuntra din kollega! Uppmuntran är tyvärr en bristvara.

Alla de här sakerna är viktiga. Vilken tycker du att vi ska prioritera?
Det kan vara svårt för en kollega som är ny på jobbet att prioritera. Att göra ett aktivt val innebär oftast att välja bort något annat! Du måste förmodligen hjälpa till.

– Hmm, det här blev ju inte så bra. Hur ska vi lösa det?
Uppmana din kollega att tänka i nya banor och inte köra fast i gamla spår. Ibland måste man släppa det gamla och tänka om.

Ok, hur har du tänkt att det här ska fungera?
Låt kollegan träna på att förklara något som är komplicerat.

Vad händer om toleranserna gör att det här måttet blir längre?
Tänj tanken, lär din kollega att tänka ett steg längre.

Det här är en ganska avancerad uppgift, se om du kan lösa den!
Ge inte för simpla uppgifter. Våga utmana, din kollega kommer att växa med uppgiften.

Så, vad ska du göra till nästa gång?
Låt kollegan summera vad som har sagts under era möten. På så sätt blir dina instruktioner tydligare och du får ett kvitto på att dom blivit korrekt uppfattade.

Våra kunder

volvo-logo-scaled

Volvo Buss

cevt

China-Euro
Vehicle
Technology

volvo-logo-scaled

Volvo Personvagnar

chalmers university

Chalmers Tekniska
Högskola

Kontakt

Ola Stillbäck
Tel: +46 70 725 11 53
Email: ola.stillback@ketm.se

Agneta Wendel
Tel: +46 70 858 86 68
Email: agneta.wendel@ketm.se

Hongli Wang
Tel: +46 76 629 86 76
Email: hongli.wang@ketm.se

Tommy Bergh
Tel: +46 31 335 03 55
Email: tommy.bergh@ketm.se

KETM AB
Plejadgatan 3
417 57 Göteborg

ketm_logotype